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Umstellung der SFTP Anbindung im PHONONET eBusiness

Worum geht es?

PHONONET ändert in Q1/Q2 2024 aufgrund eines Dienstleisterwechsels bestimmte Anbindungsparameter im Bereich eBusiness. Die PHONONET eBusiness Teilnehmer müssen deshalb schon jetzt vorbereitend Änderungen an ihren Systemen vornehmen, mit denen sie sich mit dem PHONONET eBusiness (“Clearing”) verbinden. Diese Änderungen sind im Folgenden beschrieben.

Konkret geht es darum, die Anbindung an PHONONET auf einen anderen DNS-Namen umzustellen, um die Migration des PHONONET Clearings in eine andere Netzwerkumgebung zu ermöglichen.

WICHTIG: Ohne Anpassung auf Teilnehmerseite ist eine Verbindung zum PHONONET Clearing ab der Umstellung bei PHONONET nicht mehr möglich.

Wer ist betroffen?

Teilnehmer am PHONONET eBusiness, die sich mitels SFTP mit dem PHONONET Clearing verbinden.

Die SFTP Anbindung kann dabei

  • durch eigene SFTP Clients der Teilnehmer (z.B. eigenes Warenwirtschaftssystem, FileZilla, WinSCP, eigene Scripte, …) erfolgen

und/oder

  • durch eine von PHONONET bzw. Acamar/DE-Parcon bereitgestellte Software (PN-Client, PN-Basis, PN-Stamm, PN-Avis), sofern diese mit SFTP Anbindung betrieben wird.

Falls Sie diesen Link von PHONONET erhalten haben, aber gar keine derartige PHONONET Anbindung betreiben, informieren Sie uns bitte unter info@phononet.de!

  • Beachten Sie, dass in manchen Fällen mehrere Mailboxen / Anbindungen für dieselbe Firma bestehen können. Das kann z.B. der Fall sein, wenn…
    • … bei Ihnen getrennte IT-Systeme für den Empfang bzw. Versand verschiedener Nachrichtenarten wie Bestellaufträge, Artikelstammdaten, Bestandsdaten, Abverkaufsdaten usw. eingesetzt werden.
    • … sie für einen Teil Ihrer EDI Verarbeitung externe Dienstleister nutzen, die in Ihrem Auftrag eine EDI-Anbindung zu PHONONET unterhalten.
  • -> Prüfen Sie daher bitte ggf. alle Ihre PHONONET Clearing-Anbindungen!

Was ist NICHT betroffen?

Nicht betroffen sind ggf. vorhandene sonstige SFTP Anbindungen an PHONONET (z.B. an das Musik Promotion Network oder Direktanbindungen an den PHONONET eMedia Catalog über sftp.phononet.de, sftp1.phononet.de, ftp.phononet.de und ftp1.phononet.de) – diese bleiben unverändert.

Von dieser Anleitung hier ebenfalls nicht betroffen sind Anbindungen des PN-Clients usw., die statt SFTP noch den EDI-Server benutzen. (Für die notwendige Umstellung der EDI-Server Anbindungen wurde eine eigene Anleitung in gesonderter E-Mail an die betroffenen Teilnehmenden verschickt.)

Wann sind die Änderungen durchzuführen?

  • Die unten beschriebenen Anpassungen können (und sollten!) Sie ab sofort jederzeit an Ihrem System durchführen.
  • Die Anpassungen müssen auf Teilnehmerseite spätestens zum 22.03.2024 abgeschlossen sein.
  • Die Umstellung sollte maximal etwa 30 Minuten in Anspruch nehmen.
  • Bitte planen Sie zudem das Beobachten der EDI-Verbindung nach der Umstellung auf Ihrer Seite ein.
  • Es ist empfehlenswert, die Änderung während der PHONONET Supportzeiten (Mo-Fr 9-16 Uhr) durchzuführen, um bei Bedarf Support erhalten zu können.

Bitte handeln Sie frühzeitig! PHONONET hat begrenzte Support-Kapazitäten und kann nicht alle ggf. im letzten Moment auftretenden Anfragen gleichzeitig bearbeiten.

Wer sollte die Änderungen durchführen?

Eine für Ihre IT-Systeme verantwortliche Person, die sich optimalerweise mit der Funktionsweise Ihrer EDI Abläufe im allgemeinen und der SFTP-Mailboxanbindung an das eBusiness Clearing im Besonderen auskennt.

Anleitung: Was genau ist zu tun?

Bitte lesen Sie die folgenden Anweisungen zunächst vollständig durch. Nehmen Sie die Änderungen nur vor, wenn Sie sicher sind, dass Sie die Anleitung verstanden haben und wenn Sie berechtigt sind, diese Änderungen in Ihrer Firma durchzuführen! Suchen Sie sich ggf. fachkundige Hilfe oder kontaktieren Sie den PHONONET Support, wenn Sie anderweitig nicht weiterkommen oder die Anleitung nicht mit den Gegebenheiten in Ihrem Setup übereinstimmt.

Ziel ist es, die SFTP Zieladresse (DNS Name) in Ihrer Konfiguration zu ändern.

Wählen Sie nun die für Sie zutreffende Anleitung folgend unter Punkt 1a) für PN-Client usw. oder unter Punkt 1b) für eigene SFTP-Clients:

1a) Sofern Sie PN-Client, PN-Basis, PN-Stamm oder PN-Avis mit SFTP Anbindung nutzen:

  • Falls noch nicht geschehen, updaten Sie die Software auf die aktuellste Version:
    • Prüfen Sie ggf. die Version Ihrer Software (Menü Hilfe > Info über…)
      • PN-Client: muss künftig mind. Version 2.4.19 sein
      • PN-Stamm: muss künftig mind. Version 3.4.19 sein
      • PN-Basis: muss künftig mind. Version 2.4.19 sein
      • PN-Avis: muss künftig mind. Version 2.4.19 sein
    • Sofern Sie updaten müssen, nutzen Sie dazu bitte die Funktion “Software-Aktualisierung” im Hilfe-Menü des Programms und kontrollieren Sie anschließend die Versionsnummer nochmals.
  • Prüfen Sie, ob die Software sich weiterhin korrekt mit dem PHONONET Clearing verbindet und beobachten Sie Ihren EDI-Nachrichtenaustausch besonders in den Tagen nach der Änderung.

Fahren Sie mit Schritt 2) dieser Anleitung fort.

1b) Sofern Sie einen eigenen SFTP-Client für Ihre Anbindung nutzen:

Ersetzen Sie bitte die Zieladresse (hostname) wie folgt:

  • Geändert werden müssen/dürfen ausschließlich bestehende SFTP-Anbindungen mit den folgenden Zieladressen:
    (alt:) fdp1.econnect.poet.de
    (alt:) 194.153.147.153 (falls Sie bisher IP statt hostname adressieren)
    • Hinweis: Die Adressierung einer IP statt hostname ist künftig nicht mehr möglich, da die Ziel-IPs im Rahmen der Hochverfügbarkeitsinfrastruktur wechseln können! Beachten Sie hierzu bitte auch Punkt 2) dieser Anleitung.
  • Die künftige Zieladresse lautet:
    (neu:) cc-sftp1.phononet.de
    • Beachten Sie, dass nach der Adress-Änderung bei der erstmaligen Verbindung eine Sicherheitsabfrage kommen kann, was insbesondere in gescripteten/automatisierten Prozessen zu Fehlern führen kann.
  • Der benutzte Port ist & bleibt: 5002
    • Falls Sie bisher einen anderen Port als 5002 für diese Anbindung nutzen, wenden Sie sich bitte an info@phononet.de.
  • Prüfen Sie die Verbindung und
    • laden Sie UNBEDINGT eine Textdatei mit Inhalt “cc-sftp1.phononet.de” nach /in hoch
    • oder melden Sie Ihre Anpassung per E-Mail an info@phononet.de zurück
  • Nur so können wir erkennen, dass Sie Ihre Anbindung angepasst haben und verschonen Sie ggf. mit Erinnerungsmails!
    • Sie erhalten bei Upload einer Textdatei eventuell von PHONONET per E-Mail eine Fehlernachricht, weil die Datei im Clearing ja nicht verarbeitet werden kann. Das ist OK!
  • Beobachten Sie Ihren EDI-Nachrichtenaustausch besonders in den Tagen nach der Änderung.

2) Falls Sie IP-Blocking / -Filterung betreiben:

In diesem Fall stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Admin auf Ihren Firewalls für diese EDI-Verbindungen mit PHONONET (cc-sftp1.phononet.de via sftp, Port 5002) folgende IPs & IP-Ranges (in CIDR-Notation) freigibt:

18.199.34.8
18.153.253.30
194.153.147.153
195.68.237.64/28

Diese IPs sind alle potentiell durch das PHONONET Clearing nutzbar. Falls Sie unsicher sind, ob Ihre IT bestimmte Außenadressen blockiert/filtert, klären Sie dies bitte mit Ihrem zuständigen Admin. Denn es ist durchaus möglich, dass Ihre EDI Anbindung nach der hier vorgenommenen Änderung zunächst weiterhin korrekt funktioniert (weil die bisherige Ziel-IP vorerst gleich bleibt). Nach einer im Rahmen unseres Dienstleisterwechsels anstehenden IP-Änderung auf PHONONET Seite könnte die Verbindung dann jedoch blockiert werden, falls nicht alle oben genannten IPs freigegeben sind.

Falls es beim Verbindungstest oder im Betrieb zu Fehlern kommt, wenden Sie sich bitte an den PHONONET Support (info@phononet.de oder +49 40 554937-11).

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